Polityka Prywatności Aplikacji
aplikacji mobilnej ChatMy.Doctor
Niniejsza Polityka dotyczy aplikacji mobilnej ChatMy.Doctor dostępnej w sklepach App Store (Apple) oraz Google Play (Google), przeznaczonej dla lekarzy korzystających z platformy ChatMy.Doctor (dalej: „Platforma"). Aplikacja nie jest przeznaczona dla pacjentów. Aplikacja jest narzędziem komunikacji i obsługi praktyki lekarskiej; nie jest wyrobem medycznym i nie służy do diagnozowania, leczenia ani zapobiegania chorobom. Ilekroć w Polityce mowa o RODO, oznacza to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
§1. Administrator danych osobowych
1.1. Administratorem danych osobowych użytkownika aplikacji (Lekarza) jest ChatMy.Doctor Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (dalej: „Operator"):
- Nazwa
- ChatMy.Doctor Sp. z o.o.
- Adres siedziby
- ul. J.H. Dąbrowskiego 77A, 60-529 Poznań
- KRS
- 0001244160
- NIP
- 7812111590
- REGON
- 544859238
- Kontakt
- pomoc@chatmy.doctor
1.2. W aplikacji Lekarz uzyskuje dostęp do danych swoich pacjentów, w tym danych o stanie zdrowia. Administratorem danych medycznych pacjentów jest Lekarz, a Operator przetwarza je wyłącznie w jego imieniu, jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (Część II Regulaminu ChatMy.Doctor dla Lekarzy). Zasady przetwarzania danych pacjentów opisuje Klauzula informacyjna RODO dla pacjentów, dostępna na stronie chatmy.doctor.
§2. Zakres danych przetwarzanych w związku z aplikacją
2.1. Dane konta Lekarza: imię i nazwisko, adres e-mail (login), hasło (przechowywane w usłudze Microsoft Entra), numer telefonu, numer prawa wykonywania zawodu (PWZ), tytuł zawodowy, specjalizacja, nazwa i adres działalności, NIP, dane rozliczeniowe związane z abonamentem oraz zapis akceptacji regulaminów i zgód.
2.1a. Dane niezbędne do aktywacji abonamentu i wypłat (dane karty płatniczej, numer rachunku bankowego, data urodzenia, dokumenty weryfikacji tożsamości) są zbierane bezpośrednio przez Stripe jako odrębnego administratora, zgodnie z jego regulaminem i polityką prywatności. Operator nie przechowuje numeru karty płatniczej ani dokumentów tożsamości Lekarza.
2.2. Dane komunikacji: treści wiadomości wymienianych z pacjentami w ramach konsultacji oraz załączniki, przetwarzane w imieniu Lekarza jako administratora tych danych.
2.3. Dane techniczne aplikacji: identyfikator urządzenia na potrzeby powiadomień push (token), wersja systemu i aplikacji, podstawowe dzienniki techniczne (logi błędów) w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa usługi.
2.4. Aplikacja nie zbiera danych lokalizacyjnych, nie zawiera reklam, nie wykorzystuje identyfikatorów reklamowych ani nie śledzi aktywności użytkownika w innych aplikacjach i witrynach. Dane użytkowników nie są sprzedawane. Dane przetwarzane w związku z aplikacją, w tym dane o stanie zdrowia pacjentów, nie są wykorzystywane do celów reklamowych, marketingowych ani do eksploracji danych.
2.5. Dane, o których mowa w pkt 2.1 i 2.2, są podawane bezpośrednio przez Lekarza podczas rejestracji i korzystania z Platformy lub powstają w toku konsultacji; część danych dotyczących praktyki zawodowej (w szczególności specjalizacja, nazwa działalności, NIP, adres działalności) jest pobierana z publicznych rejestrów państwowych, w tym z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL), na podstawie numeru PWZ podanego przez Lekarza. Dane techniczne, o których mowa w pkt 2.3, są zbierane automatycznie przez aplikację w trakcie jej działania.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Świadczenie usług Platformy za pośrednictwem aplikacji: konto, komunikacja z pacjentami, dostęp do dokumentacji, powiadomienia push o zdarzeniach (powiadomienia można wyłączyć w ustawieniach urządzenia) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
| Bezpieczeństwo, diagnostyka błędów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora: bezpieczeństwo i prawidłowe działanie usługi, ochrona praw Operatora) |
| Rozliczenia i obowiązki podatkowo-księgowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) |
| Komunikacja marketingowa | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (odrębna, dobrowolna zgoda) w związku z przepisami ustawy Prawo komunikacji elektronicznej |
| Dane medyczne pacjentów widoczne w aplikacji | przetwarzanie w imieniu Lekarza (art. 28 RODO); po stronie Lekarza podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. h w zw. z art. 9 ust. 3 RODO |
§4. Odbiorcy danych
4.1. Odbiorcami danych są następujące kategorie podmiotów: dostawca infrastruktury i archiwizacji (serwery w Unii Europejskiej), operator telekomunikacyjny obsługujący wiadomości SMS i MMS, dostawcy usług systemowych doręczający powiadomienia push (Apple, Google; wyłącznie token urządzenia i sygnał o zdarzeniu, bez treści medycznych), dostawca usług płatniczych działający jako odrębny administrator (płatności nie są realizowane w aplikacji) oraz podmiot świadczący usługi księgowe. Szczegółowa lista podmiotów z nazwami dostępna jest na żądanie; Operator prowadzi w tym celu rejestr podprocesorów i odbiorców danych i udostępnia go w terminie nie dłuższym niż 14 dni.
4.2. Treść powiadomień push nie zawiera danych medycznych ani danych identyfikujących pacjenta; powiadomienie ma charakter sygnału z odesłaniem do aplikacji. Operator wymaga od podmiotów mających dostęp do danych, na podstawie zawartych z nimi umów, ochrony danych co najmniej równoważnej ochronie opisanej w niniejszej Polityce.
§5. Okres przechowywania danych
5.1. Dane konta Lekarza: przez okres współpracy, a po jej zakończeniu do upływu okresów przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (co do zasady 3 lata, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego) oraz okresów wymaganych przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
5.2. Dokumentacja medyczna pacjentów: przechowywana w imieniu Lekarza przez okres wymagany prawem, to jest co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (22 lata w przypadku dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia), zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
5.3. Dzienniki techniczne: co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ich zarejestrowania, chyba że dziennik jest niezbędny do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
§6. Prawa użytkownika i usunięcie konta
6.1. Lekarzowi przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu, na zasadach określonych w art. 15-21 RODO. Żądania można kierować na adres pomoc@chatmy.doctor. Operator odpowiada na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca; w sprawach szczególnie skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o dalsze dwa miesiące, o czym Operator informuje wraz z podaniem przyczyny. Wycofanie zgody jest możliwe w każdym momencie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
6.2. Usunięcie konta. Lekarz może zażądać usunięcia konta i danych: (a) z poziomu aplikacji, (b) wysyłając żądanie na adres pomoc@chatmy.doctor, lub (c) przez dedykowaną stronę usuwania konta dostępną pod adresem https://chatmy.doctor/legal/usun-konto.html. Usunięcie konta oznacza rozwiązanie współpracy na zasadach określonych w Regulaminie ChatMy.Doctor dla Lekarzy.
6.3. Usunięcie konta nie obejmuje dokumentacji medycznej pacjentów, której przechowywanie przez okres ustawowy jest obowiązkiem prawnym (art. 17 ust. 3 lit. b RODO w związku z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), oraz danych, których zachowanie jest wymagane przepisami podatkowymi lub niezbędne do obrony roszczeń.
6.4. Lekarzowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).
6.5. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z aplikacji i usług Platformy.
§7. Uprawnienia systemowe aplikacji
7.1. Aplikacja może prosić o następujące uprawnienia: powiadomienia (informowanie o zdarzeniach w Platformie), dostęp do aparatu lub galerii (dołączanie załączników do konsultacji). Udzielenie uprawnień jest dobrowolne i można je w każdej chwili zmienić w ustawieniach urządzenia; brak zgody może ograniczyć wybrane funkcje aplikacji.
§8. Bezpieczeństwo danych
8.1. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie danych w transmisji i w spoczynku, przechowywanie danych na serwerach w Unii Europejskiej, uwierzytelnianie użytkowników z wykorzystaniem usługi Microsoft Entra, kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń oraz kopie zapasowe. Szczegóły określa dokumentacja bezpieczeństwa Operatora.
§9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
9.1. Dane są przetwarzane co do zasady na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli u danego dostawcy dochodzi do przekazania danych poza EOG (w szczególności doręczanie powiadomień push przez Apple lub Google), odbywa się to zgodnie z rozdziałem V RODO: w pierwszej kolejności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (dla dostawców z USA certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework), a w jej braku na podstawie standardowych klauzul umownych, uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki zabezpieczające. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać, kontaktując się z Operatorem pod adresem pomoc@chatmy.doctor.
§10. Małoletni
10.1. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla lekarzy posiadających prawo wykonywania zawodu. Aplikacja nie jest skierowana do osób poniżej 18. roku życia.
§11. Automatyczne podejmowanie decyzji
11.1. W ramach Platformy mogą następować zautomatyzowane czynności związane z wykonywaniem umowy i wspierające pracę Lekarza (art. 22 ust. 2 lit. a RODO), w szczególności: automatyczne ograniczenie lub zawieszenie dostępu do Platformy w przypadku braku opłacenia abonamentu, automatyczna weryfikacja statusu prawa wykonywania zawodu w publicznych rejestrach, automatyczne zbieranie ankiet medycznych od pacjentów przed konsultacją oraz automatyczna wysyłka przypomnień i wezwań dotyczących płatności za konsultacje. Czynności te mają charakter pomocniczy; decyzje medyczne podejmuje wyłącznie Lekarz. Poza tym Operator nie podejmuje wobec Lekarzy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
§12. Zmiany Polityki
12.1. Operator może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany funkcji aplikacji lub przepisów prawa. O istotnych zmianach Lekarze zostaną poinformowani w aplikacji lub pocztą elektroniczną. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem publikacji Polityki oraz w aplikacji.
§13. Kontakt
13.1. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: ChatMy.Doctor Sp. z o.o., ul. J.H. Dąbrowskiego 77A, 60-529 Poznań, e-mail: pomoc@chatmy.doctor.